Payroll Reporting Rules in 2025

Employers in Romania must comply with payroll disclosure rules under the updated D112 tax form. These affect non-salary income, travel allowances, and vouchers, with clear thresholds and tax implications. Here's what every company must know to avoid fines and recalculations.

1. Non-Salary Income: Strict 33% Cap

Companies may offer non-salary benefits like private pensions, health insurance, gym subscriptions, housing allowances, and holiday vouchers — but only up to 33% of the base salary.

Example: For a gross salary of 9,000 lei, extras must not exceed 2,970 lei/month.

Beyond this limit, the amounts are treated as taxable benefits, subject to:

• 10% income tax

• CAS (pension)

• CASS (health)

Each employer must define the order of benefit allocation through internal policies.

2. Diurna (Per Diem) Rules: Forms Required

Daily allowances are only legal if:

• Employees have a valid employment or mandate contract.

• Travel distance exceeds 5 km and lasts over 12 hours.

• A standard delegation form is completed (Excel tables not sufficient).

If you pay per diem, accommodation or transport to a non-employee, this counts as personal income and must be grossed up and taxed accordingly.

3. Vouchers: Updated Values and Taxes

Employers may grant:

• Meal vouchers: 40.18 lei/day

• Gift vouchers: 300 lei/event

• Creche vouchers: 1,500 lei/month

• Cultural vouchers: 200 lei/month or 400 lei/event

• Holiday vouchers: up to 6 times the gross minimum salary

All vouchers are taxed at 10% income tax + 10% CASS.

Compliance Reminder

Your accounting team must receive all relevant documents before payroll processing. Missing data means salaries will be recalculated and difference payment orders will be issued — with penalties and interest if applicable.

Hidden Traps: What Counts as Taxable Benefit?

Certain personal purchases made on the company’s name — like restaurant meals, holidays, pet food, cosmetics, or gadgets — may be taxed, depending on the recipient:

Recipient	Tax Treatment
Employee	Income tax + CAS + CASS
Shareholder (with profit)	Dividend tax
Other individuals	10% income tax + Unique Tax Form within 30 days

Actionables

• Ensure your business complies with the payroll rules. Schedule a personalised consultation with Piroi Experts and prevent risks. Schedule here.

• Stay ahead of business regulations with the new mobile app Piroi | my BUSINESS IN ROMANIA® - available now on the App Store and Google Play Store. Access tax updates and expert opinion in both written and audio (Podcast) format.

• Discover essential rules for success in the book my BUSINESS IN ROMANIA® available in Apple Books, Google Play Books, Amazon

---

În declarația 112 “Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate” se declară obligatoriu următoarele informații:

---

I. Venituri extrasalariale în limita unui plafon lunar de 33% din salariul de bază

• Contribuție fond de pensii facultative în limita a 400 de euro/an

• Asigurare voluntară de sănătate în limita a 400 de euro/an

• Abonament sală sport în limita a 100 euro/an

• Cazare/chirie suportată de angajator în limita a 20% din salariul minim, adică 810 lei/luna

• Indemnizație de hrană în limita unui tichet de masă/persoana/zi. Nu se acordă și tichete de masă.

• Clauza de mobilitate, se acordă în conformitate cu art.25 din Codul Muncii pentru personalul care nu are un loc de muncă stabil. Se poate acorda în limita a 2,5% x diurna deplasare intern pentru instituții publice, în luna iulie valoarea este de 57,5 lei/zi/persoană.

• Servicii turistice,  reprezintă contravaloarea serviciilor turistice și/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru angajații proprii și membrii de familie ai acestora, acordate de angajator, în limita unui plafon anual, pentru fiecare angajat, reprezentând nivelul unui câștig salarial mediu brut.

Toate aceste venituri extrasalariale nu trebuie să depașească 33% din salariul de bază, exemplu: salariul brut acordat 9.000 lei x33% = 2.970 lei, deci toate nu pot depași suma de 2.970 lei. Ordinea și modul de acordare este stabilit prin decizie internă a fiecărei companii.

Foarte important:

Sumele acordate care depașesc acest plafon de 2.970 lei sunt considerate avantaje materiale și se datorează impozit venit salarii în cotă de 10%, CASS și CAS.

II. Diurna deplasare internă și externă

Pentru acestea trebuie să aveți în vedere următoarele:

• Se acordă diurnă numai personalului care are contract de muncă sau contract de mandat.

• Diurna se decontează în baza ordinului de deplasare/delegație - este obligatoriu să întocmiți formularul tipizat, nu se poate acorda diurna în baza unui tabel în format xls.

• Se acordă diurnă pentru:

  • o distanță de minimum 5 km între localitatea în care muncește angajatul și locul deplasării

  • cel puțin 12 ore între ora plecării și ora sosirii. Dacă o fracțiune de timp dintr-o delegație nu însumează 24 de ore, diurna se acordă 50% din valoare până la 12 ore și 100% pentru perioada care depașește 12 ore. Plafonul zilnic neimpozabil se acordă numai dacă durata deplasării este mai mare de 12 ore, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de deplasare în interesul desfășurării activității

  • plafonul maxim/lună pentru acordarea diurnei este in valoare de trei salarii de bază. Această regulă se aplică atât pentru acordarea diurnelor interne câtșsi pentru cele externe

Foarte important:

Dacă acordați diurnă, cazare și/sau transport unui persoane care nu are calitatea de angajat, sumele acordate sunt considerate alte venituri și se impozitează cu cota impozit 10% conform art. 114 alin. 2 lit. i. Suma acordată este suma netă, exemplu: aveți cazare și masă la restaurant 1.000 lei, se datorează impozit 1.111 x10=111 lei. 

III. Tichete valorice

• Tichete de masă, valoarea unui tichet de masă este de 40,18 lei

• Tichete cadou în limita unui plafon de 300 lei/eveniment;

• Tichete de creșă în limita unui plafon de 1500 lei/lună

• Tichete culturale în limita unui plafon de 200 lei/lună, respectiv de 400 lei/eveniment

• Vouchere de vacanță în limita unui plafon de 6 salarii de bază minime brute.

Pentru tichetele valorice angajatul datorează impozit în cotă de 10% și CASS 10%

Trebuie comunicați firmei Dumneavoastră de contabilitate în fiecare lună dacă ați acordat angajaților venituri extrasalariale, diurnă sau tichete valorice. Dacă nu transmiteți aceste informații la timp, statul de salarii va fi refăcut, veți primi OP-uri cu diferențele de plată și, dacă este cazul, cu dobânzi și penalități.

Foarte important:

Următoarele achiziții de bunuri sau servicii pe societate pot fi considerate avantaje materiale, se impozitează în funcție de calitatea persoanei, salariat sau asociat, de exemplu:

• Îmbrăcăminte, încălțăminte

• Produse cosmetice

• Vacanță

• Mese restaurant

• Mâncare animale de companie

• Analize medicale, cele în afara abonamentului de asigurare voluntară de 400 euro/an

• Jucării, jocuri electronice pentru copii

• Ceas, caști, geantă etc.

Dacă:

• are calitatea de salariat, se datorează toate contribuțiile, respectiv impozit, CASS și CAS

• are calitatea de asociat/acționar și are profit realizat, se consideră dividende și se datorează impozit pe dividende

• nu are calitatea de asociat/salariat, datorează impozit pe venit în cota de 10%, are obligația să depună declarația unică în termen de 30 zile de la obținerea acestui tip de venit.