Before asking for a VAT refund

Basic conditions, mandatory preliminary cross-checks and VAT refund advice for a business in Romania

What are the basic conditions for a VAT refund?

Before the pandemic

• I had to have a refund of more than RON 5 000

• There were several risk indicators on the basis of which the VAT was reimbursed:

  • Headquarters

  • Administrators

  • Revenue

  • Loss

  • All tax returns submitted

  • etc.

During the pandemic

• I must have a refund of more than RON 5 000

• the new rule is that VAT is reimbursed without control for a period of less than one year. If I have VAT that I have rolled every month for more than a year, I will not receive VAT without an inspection.

What should I check for before ticking the VAT fund request?

• I have to make sure that what I have in the accounting and in the VAT return and in the taxpayer file from ANAF is identical.

When it does not correspond, I will receive a letter from ANAF inviting me to correct data, as the accounting records and the VAT return do not correspond to the taxpayer file.

• The invoices I issue having as object services and which my accountant records in Tax Form 394 need to be accompanied by service reception notes. For unrecorded revenue, i.e. the services I rendered but not yet invoiced, I need to offer my accountant supporting documents, such as service reception notes. The service reception note is a document related to the collecting of the VAT - and it is very important for the companies which are VAT payers.

For example: I provide IT services and the services were received on 20 August. I issue the invoice on 6 September. VAT is due for August, not September.

• If I intend to deduct travel costs with fuel, then I need to have travel documents (=ro. foi de parcurs). If I cannot present travel documents, then I am only entitled to deduct half of the VAT.

The fuel receipts must include the tax code of my business in Romania.

What is the recommendation? Do I tick the VAT refund request or not?

The recommendation is to tick the VAT refund request regularly.

---

Care sunt condițiile în care pot primi TVA-ul înapoi?

Înainte de pandemie

• Trebuia sa am suma de rambursat mai mare de RON 5 000;

• Erau stabiliți indicatorii de risc pe baza cărora se rambursa TVA-ul:

  • Sediul;

  • Administratorii;

  • Cifra de afaceri;

  • Pierderea;

  • Toate declarațiile fiscale depuse;

  • etc.

În timpul pandemiei

• Trebuie să am suma de rambursat mai mare de RON 5 000;

• Odată cu venirea pandemiei, noua regulă este că TVA-ul se rambursează fără control celor care solicită TVA de rambursat aferent unei perioade mai mici de un an. Dacă am TVA pe care l-am rostogolit lună de lună timp de mai mult de un an, nu voi primi TVA-ul fără control.

Ce masuri trebuie sa iau înainte de a bifa decontul de TVA?

• Trebuie să mă asigur că ceea ce am în contabilitate și în decontul de TVA și în fișa pe plătitor de la ANAF este identic.

Când nu corespunde, voi primi o scrisoare de la ANAF în care mă invită sa corectez, întrucât evidența contabilă și decontul de TVA nu corespund cu fișa pe plătitor.

• Facturile pe care le emit având ca obiect servicii și pe care contabilul meu le înregistrează în Declarația 394 trebuie să fie însoțite de procese-verbale de recepție a serviciilor. Pentru serviciile prestate şi încă nefacturate trebuie să prezint, de asemenea, procesul-verbal de recepție a acestora. Procesul-verbal de recepție a serviciilor reprezintă un document de colectare a taxei pe valoarea adăugată, fiind deosebit de important pentru companiile care sunt plătitoare de TVA.

De exemplu, ofer servicii IT iar serviciile au fost recepționate pe 20 august; emit factura pe 6 septembrie. TVA-ul este datorat pentru luna august, nu septembrie.

• Dacă trebuie să deduc cheltuieli de transport cu combustibilul, atunci trebui să prezint documente de călătorie: foi de parcurs. Dacă nu pot prezenta documente suport și nu întocmesc foi de parcurs, atunci am dreptul să deduc doar jumătate din TVA-ul aferent bonurilor fiscale de combustibil.

Bonurile de combustibil trebuie să conțină obligatoriu codul fiscal - cu prefixul RO.

Care este recomandarea? Bifez sau nu decontul de TVA?

Recomandarea este sa bifez decontul de TVA cu regularitate.