top of page

VAT inspection: what to expect

Updated: Dec 27, 2023


stamp with "tax control"

Background info


Tax inspections are carried out in accordance with the Tax Procedure Code, which regulates the rights and obligations of inspectors and inspected companies.


var vatInspection: Bool?

For instance, any tax inspection is based on a Tax Inspection Mandate, in which the object of the inspection is written: in this case - VAT. I have the right to postpone the tax inspection for 30 days. The tax inspectors have the right to enter any business premises. Any goods present on my business premises must be visible in accounting. Conversely, any goods from my accounting need to be visible on my business premises, or I must be able to provide a reasoned explanation for its absence from the premises. During the tax inspection, I have the right to be assisted by a tax advisor.

If I use the services of an accounting firm and have the tax returns certified by a tax advisor, my business in Romania is considered less risky - and I am less likely to be subject to a tax inspection in the early years of my business.



How long is a VAT control?


The average duration of a control for a VAT refund is 1-2 weeks, but there are also longer or shorter durations, depending on the volume of documents which need to be analysed.



What documents will I be asked for?


  1. I need to be able to present the structure of VAT - both VAT from suppliers and VAT from customers. // VAT from suppliers - I have to detail where it comes from: fuel, goods, services etc. Based on this detail, inspectors can figure out where the risks are to the company;

  2. I need to have purchase logs and sales logs listed;

  3. I must have all the supporting documents also printed, because the inspectors also check them;

  4. If I request a VAT refund for the fuel I consumed on business interest, I must have foi de parcurs. // If I can't present supporting documents, then I have the right to deduct only half of the VAT related to fuel receipts;

  5. If I request a VAT refund related to the services I have received, I must present the contracts and the minutes of receipt of the services (service reception notes);

  6. If I purchased services from abroad, and the contracts and invoices are not in Romanian, then I have to translate them into Romanian;

  7. I will also be asked for the decision on the numbering of invoices, which I must have at the beginning of each year - as well as the person designated to draw up the invoices;

  8. The latest inventory;

  9. Trial balance.


What happens if I don't have all the supporting documents?


If I don't have all the supporting documents, the inspectors give me 90 days to get them. I have to have all the documents in original. The documents on which it doesn't explicitly say that they can circulate without a stamp and signature must bear a stamp and signature.


And if I don't manage to get them even after 90 days?


I do not receive VAT.


Even if the original documents were processed in the accounting at that time and already appear in the trial balance?


Even if the original documents were processed in the accounting at that time and do appear in the trial balance, they will not refund my VAT.



Do the tax authorities look at the companies belonging to the same shareholder separately or altogether?


The tax authorities have an overall approach.


For example, the revenue threshold at which a company must register for VAT purposes is RON 300 000; there are cases of businesspeople who open a company, bring it close to the threshold just to benefit from the competitive advantage of being non-VAT payers, then abandon it and start another. This approach is not fair: the company has already displayed continuity on its customer contracts and, suddenly, these contracts are interrupted and moved to the new company. The tax office may also consider the revenues from the new company as belonging, in fact, to the former, to consolidate them, and then to demand the payment of VAT on the entire amount. It is easy for the tax authorities to identify the same shareholder in multiple companies and to take it from there, especially that, recently, it has become possible for the same individual shareholder to be a sole shareholder in several companies.



What is the result of the inspection?


Each inspection ends with a Tax Inspection Report, which includes data about the inspection, about the taxpayer, tax findings, transfer pricing - if applicable. The report is accompanied by a Tax Imposition Decision - or by a Decision not to modify the taxable basis.



 


Controlul pentru rambursare de TVA




Care sunt aspectele generale pe care trebuie să le știu în avans?


Inspecțiile fiscale se desfășoară în conformitate cu Codul de Procedură Fiscală, care reglementează drepturile și obligațiile inspectorilor și ale companiilor inspectate.


De exemplu, orice inspecție fiscală se bazează pe un Aviz de Inspecție Fiscală, în care este scris obiectul inspecției: în acest caz, TVA-ul. Am dreptul să amân inspecția fiscală pentru 30 de zile. Inspectorii fiscali au dreptul să intre în orice incinte. Orice bun prezent la sediul meu trebuie să fie vizibil în contabilitate; viceversa, orice bun din contabilitate trebuie să fie vizibil la sediul meu sau trebuie să pot oferi o explicație justificată privind lipsa acestuia de la sediu. Pe parcursul inspecției am dreptul să fiu asistat de un consultant fiscal. Dacă folosesc serviciile unei firme de contabilitate și am declarațiile fiscale certificate de către un consultant fiscal, afacerea mea din România este considerată mai puțin riscantă - și este mai puțin probabil să fiu subiectul unei inspecții fiscale în primii ani de business.


Orice inspector care vine în control începe prin a se legitima și a se trece în Registrul Unic de Control, deci trebuie să mă asigur că îl am la îndemână.



Cât durează un astfel de control?


Media duratei unui control pentru rambursare de TVA este de 1-2 săptămâni, însă există și durate mai lungi sau mai scurte, în funcție de volum.



Care sunt documentele care mi se vor cere?


  1. Trebuie să pot prezenta structura TVA-ului - atât TVA-ul de la furnizori cât și TVA-ul de la clienți. // TVA-ul de la furnizori - trebuie sa detaliez de la ce provine: combustibil, marfă, servicii etc. Pe baza acestei detalieri, inspectorii pot să își dea seama unde sunt riscurile pe compania respectivă;

  2. Trebuie să am jurnalele de cumpărări și jurnalele de vânzări listate;

  3. Trebuie să am toate documentele-suport, de asemenea, printate, fiindcă le verifică;

  4. În cazul în care solicit TVA de rambursat aferent combustibilului consumat, trebuie sa am foi de parcurs. // Dacă nu pot prezenta documente suport și nu întocmesc foi de parcurs, atunci am dreptul să deduc doar jumătate din TVA-ul aferent bonurilor fiscale de combustibil;

  5. În cazul in care solicit TVA de rambursat aferent prestărilor de servicii pe care le-am primit, trebuie să prezint contractele și procesele-verbale de recepție a serviciilor;

  6. Dacă am achiziție de servicii din străinătate, iar contractele și facturile nu sunt în limba română, atunci trebuie să le traduc în limba română;

  7. Îmi va fi cerută și decizia privind numerotarea facturilor, pe care trebuie să o am la fiecare început de an - precum și persoana desemnată să întocmească facturile;

  8. Cea mai recentă inventariere;

  9. Balanța de verificare.



Ce se întâmplă dacă nu am toate documentele suport?


Dacă nu am toate documentele suport, inspectorii imi oferă 90 de zile pentru a le obține. Trebuie să am toate documentele în original, iar pe cele pe care nu scrie că circulă fără ștampilă și semnătură trebuie să le am cu ștampilă și semnătură.


Iar daca nu reușesc nici după 90 de zile să le obțin?


Nu primesc TVA-ul.


Chiar dacă documentele originale au fost contabilizate la momentul respectiv și apar în balanță?


Chiar dacă documentele originale au fost contabilizate la momentul respectiv și sunt prinse în balanță, nu îmi vor rambursa TVA-ul.



Fiscul abordează firmele aceluiași acționar separat sau consolidat?


Fiscul are o abordare de ansamblu. De exemplu: pragul cifrei de afaceri la care o firmă trebuie să se înregistreze în scopuri de TVA este de 300 000 lei; există cazuri de oameni de afaceri care deschid o firmă, o duc până aproape de prag, beneficiind în acest timp de avantajul de a fi neplătitor de TVA, apoi o abandonează și fac alta. Această abordare nu este corectă: firma a avut deja o continuitate a contractelor de clienți și, brusc, aceste contracte sunt întrerupte și mutate pe noua firmă. Fiscul poate veni și să considere veniturile de pe firma nouă ca aparținând, de fapt, primeia, să le consolideze, apoi să ceară plata TVA-ului, fiindcă identifică același acționar: începând cu puțin timp în urmă a devenit posibil ca același acționar persoană fizică sa fie unic asociat în mai multe firme.



Care este rezultatul controlului?


Fiecare control se finalizează cu un Raport de Inspecție Fiscală (RIF), care include date despre inspecție, despre contribuabil, constatări, prețuri de transfer - dacă este aplicabil. Raportul este însoțit fie de o Decizie de Impunere Fiscală, fie de o Decizie de a nu modifica baza de impunere.


Comments


Commenting has been turned off.
bottom of page